(三)操作步骤
不同类型的传真机除了控制面板、电路结构和外形不同外，它们的操作步骤也有所不同，因而各种传真机的使用均应按其说明书进行。
1.发送传真的准备工作
(1)调整传真机的工作状态
在传真通信前要根据发文要求和传输信道质量对传真机工作状态进行调整。
传真机和电话机使用的是同一条电话线路，当开展传真业务时，若传真机后板上有“传真/电话”开关的，必须将开关拨向“传真”的位置。
当传输信道质量好时，应调整机内开关使传真机采用高传输速率，并应用自动纠错功能。这样，既可保证通信质量，又可缩短传输时间。当传输信道质量较差时，可选择较低的传输速率，是否使用自动纠错功能视情况而定。若线路质量非常差时，就不应使用。
(2)装入记录纸
(3)检查原稿
一台传真机收到文件的质量部分地取决于发送的原文件质量，选择原稿文件时最好使用打印机打印的或用黑墨水书写的原稿，并且使用白色或浅色的纸作为介质。
(4)放置文件
2.试运行一复印。
为了检查传真机是否能够正常工作，常采用复印(COPY)方式。因为传真机的复印过程实际上是自发自收，若复印的文件图像正常，就表明机器的各种技术性能也基本正常。反之，说明传真机有故障，需要修理。复印的具体操作步骤如下：
(1)接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现“准备好”(READY)，或检查指示灯亮否，若处于READY状态或灯亮则表明机器可以发送或接收。
(2)、将欲复印的原稿字面朝下放在原稿台导板上。
(3)选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，此档的主扫描线密度为8点/mm，副扫描线密度为7.7线/mm。也可选择“标准”级或“超精细”级，不管选用那个档次，均有液晶显示或指示灯显示。
(4)原稿灰度调整。当原稿图文灰度非常黑时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置;若图文灰度较淡时，就将该键调至“深色”位置。
(5)最后按复印(COPY)键，再根据输出复印件(副本)的质量就可判断机器的好坏。
3.发送传真
发送传真方首先要拨通对方传真机的号码，发送端传真机通过检测回音信号来建立传真通信线路。当接收端确认了传真机已做好接收数据的准备后，会向发送端发送一个证实信号。
具体操作步骤如下：
(1)检查机器是否处于“准备好”(READY)状态。
(2)放置好发送原稿。
(3)摘取话机手柄，拨通对方电话号码，并等待对方回答;如果不进行通话，可跳过(4)、(5)两步。
(4)双方进行通话。
(5)通话结束后，由收方先按启动键。
(6)当听到收方的应答信号时，发方按启动键，文稿会自动进入传真机，开始发送文件。
(7)挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则会有出错信息显示，应重发，若传输成功，此时将会显示“成功发送”信息：
发送操作时应注意：
(1)若按下“停止”(STOP)键时，发送马上停止，这时卡在传真机中的原稿，不能用手强行抽出，只能掀开盖板取出。
(2)在发送传真期间，不允许强抽原稿，否则会损坏机器和原稿。
(3)当出现原稿阻塞时，要先按“停止”(STOP)键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作。
(4)若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再做处理。
4.接收传真
传真机的接收功能有两种方式：一种是自动接收;一种是手动接收。
(1)自动接收
凡具有自动接收功能的传真机都能按此方式操作。在接收前首先要检查接收机内是否有记录纸，各显示灯或液晶显示是否正常，只有当接收机处于“准备好”状态时才能接收。自动接收时，无需操作人员在场。
(2)手动接收
