二、会议中直观用具的使用
直观用具是指帮助解释演讲中要点的工具，如图、图表和幻灯片等，从而帮助保持听众的注意力、在视觉通道上提供信息和帮助听众记住所说的内容。
第四节 商务活动
一、大型商务活动的筹划包括的内容。
二、大型商务活动的现场组织具体事项如下：
1、活动前的检查
2、设立入场登记台
3、佩带徽章、名牌
4、准备接待休息室
5、安排接待、服务人员
三、大型活动准备备选方案可能出现的问题。
四、确定商务谈判班子应包括的人员：专业人员；商务人员；法律人员；管理人员。
五、谈判对方是外国人时，秘书有时兼做翻译，翻译工作要做到：
1、谈判前向主谈人了解谈判的内容，翻阅有关资料，向专家请教有关技术问题，熟悉并记熟技术术语。
2、翻译要准确，不能擅自增减谈话内容或搀杂个人意见，更不可不懂装懂。
3、未经主谈人同意，其他成员的谈话不得进行翻译。
4、笔译协议要忠于原文，不许有歧义和疏忽，译文打印好后，要认真校对，避免差错.
六、商务谈判的程序：一轮正规的商务谈判应包含下面六个环节。
七、商务谈判谋略。
第五章 信息与档案
第一节 信息管理
一、秘书辅助决策的信息服务
1、决策前的信息超前服务
秘书超前信息服务的主要工作是：
（1）广泛涉猎信息，调查了解情况，借助信息发现问题、提出问题；
（2）尽可能把全面、真实、准确的信息及时提供给决策者，供其在形成决策意图时参考；
（3）随时把客观实践中涌现出来的新动向、新趋势、新经验、新问题，迅速提供给决策者；
（4）对所提供的信息进行必要的深加工与综合处理，使所提供的信息有利于领导决策意图的明晰化。
2、决策中的信息跟踪服务
（1）利用信息确定决策目标
（2）利用信息制定决策方案
（3）利用信息选定决策方案
3、决策后的信息反馈服务
二、秘书辅助决策的信息工作内容主要有：
1、为领导准备好论证所需的翔实的信息资料，并将这些信息资料系统整理；
2、为参与方案论证的专家准备好所需的全部信息资料；
3、对各次论证会发言要点进行综合，并将主要倾向性意见和建议列出，供抉择；
4、对决策对象及其所处环境条件变化的信息及时分析综合，供参考；
5、当选择过程中任何一个层次上发现问题，都必须根据问题产生的原因与性质，及时地将信息反馈到相应层次中去，以便对决策修订补充；
6、提供论证依据、评价标准等信息；
7、对各种决策方案提出综合评价，为抉择提供科学依据；
8、及时提供决策的背景、条件、目标、策略等信息。
三、秘书辅助决策的信息工作方法。
四、信息在决策中的功能
1、决策有赖于信息发现问题、提出问题
2、决策有赖于信息确定目标
3、决策有赖于信息制定方案
4、决策有赖于信息对方案进行评估、选择
5、决策有赖于信息控制实施
五、秘书信息资源管理内容
信息资源管理就是运用管理科学的一般原理和方法，对信息活动的各种要素进行科学规划、组织、协调、控制，确保信息资源的充分开发和合理利用。
信息资源管理有宏观层次和微观层次。
六、秘书信息资源管理工作
信息资源管理包括信息资源的技术管理、人文管理（信息政策、信息法律、信息道德）和经济管理。秘书应具体做好如下信息资源管理工作：
1、建立健全信息工作规章制度
2、信息工作指导
3、信息工作计划
4、信息工作组织协调
信息工作组织协调的内容有：
（1）合理组织信息、人员、设备等各种资源要素，实现信息工作最大效益；
（2）针对工作中心和进程，及时调整具体信息工作安排和人员配置；
（3）对整个信息资源的开发和利用活动进行协调；
（4）加强信息沟通和工作协调。
5、信息工作控制
6、提高整体信息处理能力
信息处理能力指信息的收集、组织、分析能力，涉及信息机构、人员素质、设备条件、经费状况等因素。应提高自身素质，借鉴现代化信息管理思想，运用现代化信息技术，提高信息的整合能力。必须做到：（1）明确信息需求；（2）科学地处理信息；（3）完善信息管理系统；（4）开展信息工作培训。
7、促进合理配置信息资源
8、为信息系统建设提供基础支持
七、信息资源管理的特征。
八、信息资源管理的原则
信息资源管理是一项十分复杂的管理活动，必须符合信息资源运动的客观要求，遵循如下基本原则：
1、共享原则；2、系统原则；3、科学原则；4、安全原则。
九、信息系统概念
信息系统是信息资源诸要素的有机结合，是根据特定需要，对信息进行加工处理、选择程序以及流通传播的组织机构。一个典型的信息系统是由信息（数据）库、信息技术设备和信息专业人员组成的。要运用信息技术对收集来的信息进行加工处理，形成信息（数据）库，并根据用户的需要开展信息服务，从而实现开发利用信息资源的系统功能。
第二节 档案管理
一、档案管理制度的制定
一般来讲，一个组织的档案管理制度主要涉及以下几个方面：
1、文件立卷归档制度；2、档案借阅制度；3、档案保管制度；4、档案鉴定工作制度；5、档案保密制度；6、档案人员岗位责任制度。
二、档案机构类型
在我国档案工作在长期实践中，档案工作机构在组织形式大致有以下两种类型：
1、分立型档案工作机构：所谓分立型档案工作机构是指仅仅负责管理组织某一门类的档案机构。
2、综合型档案工作机构：所谓综合型档案工作机构，是指统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。在现实实际操作中，大多数组织采用建立综合型档案工作机构。因为，与分立型机构相比，它具有以下明显的优点：
1、有利于组织档案工作机构的稳定；
2、有利于档案工作职能的发挥；
3、有利于档案工作所需人力、物力和财力的保障；
4、有利于档案工作业务的开展。
三、档案室主要几种类型。
四、企业档案馆
企业档案馆是20世纪80年代中后期以后出现的一种档案馆类型。
五、档案工作的管理制度
1、档案工作的管理制度是指广义上的档案工作的机构设置及隶书关系、行政职权的划分及运行更各种相关制度的总称。
2、档案机构设置的原则。
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