秘书考试第二部分工作要求复习指导。
三级秘书第一章 商务沟通第一节商务礼仪
一、谈话的礼仪。
二、西餐的特点。
第二节接待
一、外事活动的基本原则和要求
1、不卑不亢；
2、依法办事；
3、内外有别；
4、了解国际交往的基本礼仪。
二、礼宾次序
礼宾次序，是指国际交往中对出席活动的国家、团体、各国人士的位次按某些规则和惯例进行排列的顺序。
1、按身份与职务的高低排列；
2、按来宾所在国名称的英文字母顺序排列；
3、按时间先后顺序排列。
三、会见会谈时的要求。
第三节沟通
一、网络沟通
1、网络沟通的定义：凭借信息技术企业内部沟通和企业与外部环境沟通，就是网络沟通。
2、网络沟通的主体构成：（1）管理者的角色转换；（2）员工——知识拥有者；（3）网络沟通的环境。
3、网络沟通的主要形式
内部组织沟通的网络沟通形式主要有：（1）电子邮件；（2）网络电话（IP：InternetPhone）；（3）网络传真(InternetFacsimile)；（4）网络新闻发布。
二、网络沟通的原则、优势与障碍
1、网络沟通的五大原则。
2、沟通媒质革命为公司沟通带来的利益
（1）大大降低了沟通成本
（2）安全性好
3、网络沟通存在的问题。
第二章 办公室事务和管理第一节 办公环境的管理
一、设计办公结构和布局需要考虑的因素。
二、预防紧急情况的措施。
1、以书面形式确定的紧急情况处理程序
2、用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员
3、张贴显示有关的紧急程序
4、实行紧急情况模拟演练
5、明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责
6、保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况
7、保证定期检查和更新设备
第二节 办公室事务管理
第三节 办公用品的采购和管理
一、具体选择办公设备和易耗供应商时可以比较：
1、价格和费用
2、质量和交货
3、服务和位置
4、安全和可靠性
第四节 办公效率和时间管理
一、制订计划和实施中的注意事项
作为项目负责人或团队领导，制订计划和实施中应注意：
1、制定计划要实事求是，不要设立不实际的工作目标，明知完不成，还要许诺；2、善于授权，明确分工，不要卷入他人的任务中而完不成自己的工作；3、定期检查所需的资源是否保证和满足，不至于供应不足影响进度；4、及时与同事沟通工作进展和出现的问题，让大家都知道工作进度和达标情况；5、在实施计划过程中，应进行监控，发现问题，要及时应变。
第三章 常用事务文书的拟写一、市场调查报告
1、市场调查报告的概念与特点
市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料进行整理，得出结论，提出合理建议的书面报告。
市场调查报告的特点：其一，是针对性；其二，是真实性；其三，是时效性。
2、市场调查报告的类型
市场调查报告按照不同标准，可以分为不同的类型：按调查范围、调查方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告的特点按目的、作用、内容分，有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。
3、市场调查报告的结构是：标题+前言+正文+尾部
二、计划的概念与特点
1、计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。
2、计划的特点其一是针对性，其二是预见性。
三、计划的结构与写法
计划的结构大致有两种：
1、文章式，即把计划按照指导思想、目标和任务、措施和步骤等分条列地编写成文，这种形式有较强的说明性和概括性，经常用于全局性的工作计划。
2、表格式，即整个计划以表格的形式表述，经常用于时间较短，内容单一或量化指标较多的工作计划。
四、总结的概念与类型
1、总结的概念：总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。
2、总结的类型：按内容分，有学习总结、工作总结等；按范围分，有单位总结、个人总结等；按时间分，有年度总结、季度总结等；按性质和作用分，有综合性总结、专题性总结等。
（1）综合性总结也叫全面工作总结，是一个单位或一个部门对某一时期各方面工作进行的全面性的总结，如阶段工作总结、年终工作总结等。
（2）专题性总结也单项工作总结，是一个单位或一个部门对某项工作所作的专门性的工作总结。如经济工作总结、思想教育工作总结等。
四、总结的注意事项。
五、述职报告的注意事项。
第四章 会议与商务活动第一节 会议筹备
一、会议的筹备方案通常包括以下内容：
1、确定会议的主题与议题；2、确定会议名称；3、确定会议的议称；4、确定会议时间、会期；5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要；6、确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作；7、确定与会赌注组成；8、确定会议经费预算；9、确定会议的餐饮安排；10、大型会议还需确定筹备机构与人员分工。
二、组建会议筹备机构
会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议铁组织、协调工作。
秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。
接待组；负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。
宣传组；负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。
财务组；负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。
保卫组；负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。
三、会议的经费预案主要包括的内容。
四、远程电信会议和电视会议的优点。
第二节会议协调
一、引导会议进程的方法
会议召开之前，须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。
明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。
会议较长时，应建议安排短暂的休息并掌握好时机，不要安排在发言高潮或是某一问题的讨论尚未结束时。
在参与组织讨论时，应建议规定讨论与不讨论的界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。
当时机成熟时，应建议适时终止讨论或辩论。
多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋，集中献计献策的议题应建议放在会议前半部分进行。
二、引导会议决议形成的技巧。
第三节 会议的善后工作
一、会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查。总结工作的目的是：
1、检查会议目标的实现情况；2、检查各个小组的分工执行情况；3、将员工自我总结和集体总结相结合；4、以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的。
二、决定会议效果的主要因素：
1、是否具有召开会议的必要；2、会议准备是否充分；3、议程是否科学合理；4、主持人的能力水平；5、是否严格控制了会议人数；6、与人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议的最低限度；7、与会者的能力和态度；8、使用、维护会议设备的技术水平；9、环境卫生情况；10、决议是否得到有效实施。
第四节 商务活动
一、签字仪式的准备。
二、开业典礼的程序
开业典礼的程序一般包括：1、迎宾；2、典礼开始；3、致贺词；4、致答词；5、揭幕；6、参观；7、迎接首批顾客。
三、信息发布会应准备四方面材料。
第五节商务旅行
一、为了制定大型团队活动的计划，秘书必须明确：1、出访的内容和重点；2、邀请者；3、参加出访的人员、数量；4、希望邀请单位做哪些准备工作等。
二、秘书要为上司准备好大型团队旅行的相关文件资料：
队员名册；
队员房间分配表；
旅游手册；
通讯录等；
如果是出国旅行还应提醒队员带好护照、签证、黄皮书、身份证、机票等。
第五章 信息与档案第一节 信息管理
一、信息开发的主要形式；
1、剪报
2、索引
3、目录编制
4、文摘
（1）文摘的类型：指示性文摘、报道性文摘。
（2）文摘的特点：篇幅短小；主要内容语义上相同；
对信息进行准确简化；
不加评论和补充解释。
（3）编写文摘的步骤。
二、信息编写：编写信息要做到主题鲜明、角度新颖、言语精炼、结构严谨、标题确切、内容客观。
三、信息开发的方法。
四、信息利用服务的途径
1、信息检索服务；2、信息加工服务；3、定题、查询利用服务；4、信息咨询服务；5、网络信息服务；6、信息利用服务的程序。
五、信息利用服务的意义。
六、信息反馈的主要内容
1、有在方针、政策和重大工作部署执行情况的信；2、工作中的新事物、新做法和有推广意义的经验型信息，以及一些新思想、新观点和独到见解等；3、反映工作中存在的矛盾和问题，特别是政策问题的逆向性信息；4、对全局有一定影响的带倾向性、苗头性信息；5、反映意见、建议、呼声、心态的信息；6、反映重大事件、突发事件的信息。
七、信息反馈的方法。
八、信息反馈的特点。
九、信息反馈注意事项。
第二节 档案管理
一、开展档案利用的方式和途径有很多，主要有
1、开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅；2、档案外借；3、制发档案复制本；4、出具档案证明；5、提供咨询服务；6、印发目录；7、举办档案展览。
二、档案服务
1、满足计划决策人员对档案的需求；2、满足基层管理者对档案的需求；3、满足科研人员对档案的需求。
