第一章会议管理
本章分会前筹备、会中服务以及会后落实3部分，阐述了五级秘书在会务管理中应学会的内容。会前筹备介绍了会议通知、会议证件的制作与发放、预订会议室、确认参会人员的基本知识;会中服务要求秘书了解接站、会议引导、签到工作;会后落实主要涉及安排与会者返程和清退会议文件的内容.由此构成会务管理的初步知识架构。
第一节 会前筹备
学习重点
通过对本节内容的学习，了解会前筹备的相关知识;分析典型案例，掌握工作程序;把握注意事项，查看相关连接的过程形成及对管理会议的初步技能知识掌握，为做好会务服务打好基础。
一、发送会议通知
(一)相关知识
1.会议的构成要素
(1)会议基本要素
(2)会议选择要素
2.会议的主要种类
3.公司常见会议的种类与作用
(1)经理例会
(2)部门员工例会
(3)股东会
(4)董事会
(5)公司年会
(6)客户咨询会
(7)产品展销定货会
(8)业务洽谈会
(9)新产品新闻发布会
4.会议通知的内容
会议通知是以召开某次会议的有关事项为内容的文字信息。一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及有关要求等。会议通知要事项周全、明确、具体;层次分明，条理清晰;语言简明、流畅、朴实。
除此之外，还应包括：
(1)会议相关材料。如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。
(2)回复时需要的信封、邮票等。需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片、信封、邮票等，上面应注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。
(3)有关票证。会议通知中可将会中使用的有关票证(人场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。
(4)会议地点、交通工具、线路等。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之问会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的重要环节。在做出了召开会议的决定以后，应将有关会议通知信息传递给与会者。
(三)工作程序
1.发送会议通知的方法
在各项会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出会议通知，以便与会人员提前做好准备。
(1)口头通知与书面通知
1)口头通知。即当面或用电话通知。小型会议或与会人员集中居住的会议，适用口头当面通知。参加人数较多而发书面通知来不及或不方便的会议，适用电话通知。
2)书面通知。即书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。参加人数较多或者比较重要的会议，宜发书面通知。
(2)正式通知和非正式通知
1)正式通知
为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员，以示正规和郑重。
2)非正式通知
非正式会议可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。
一些会议(如股东大会)在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其他类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时达到所需的法定人数。
2.发送会议通知的程序
发送会议通知的程序具体如下：
(1)明确会议通知发送对象和联系方式一填写会议通知单并准备好相关附件一选择会议通知信息传递方式一确认会议通知是否送达(或收回和处理回执单)。
(2)如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。
(3)书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。
(4)需要回复的会议通知或预备通知还可夹人一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。
(5)对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。
(6)不管以什么方式发出的会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达给与会者。
(7)可将会中使用的有关票证(入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。
(8)如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。
(9)会议通知样本要作为档案收存。
(四)注意事项
1.会议通知的确认
(1)确认会议通知发送对象
在发送通知前一定要明确被通知的部门和人员范围。对所有与会人员应逐一落实。如果搞错通知对象，使应参加会议的人员未能收到通知，就会影响到会议的有效性，使一些会议无法达到所需的法定人数，还会使一些应参加的人产生误会;而不应通知的人员通知了，就会影响其正常工作，甚至造成尴尬的局面。，
(2)确认发送的回复环节
一些重要的会议通知有时会因组织渠道不畅、传递方式不当，或者是其他因素的干扰，使通知不能准确及时传递到与会者，作为会议通知的发放者，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及电子邮件确认等方式检查通知发放是否落实。
(3)确认会议通知内容是否准确。
2.处理回执
处理会议回执是会议准备工作的一项重要内容。它是会议准备住宿和餐饮等后勤工作的基础。
(1)会议的回执一定要注明寄回的截止时间，截止时间一定要为会议住宿的预定和确认留有余地。
(2)会议回执的设计要明确会议组织者所需了解的重要信息，包括是否到会、何时到会、几人到会、是否需要预定返程的机票和车票、参会的论文或报告的题目等。
(3)会议回执寄回后要认真统计，及时确认。并根据统计情况安排会议的接待工作。
(五)相关链接
1.与会者
与会者即参加会议的对象，通常又称为会议成员。与会者是会议活动的主体，因而是会议活动成功与否的重要因素。与会者的数量是决定会议规模的主要因素，参加会议的人数越多，
表明该会议的规模越大。会议成员一般可以分为3种资格，资格不同，在会议中的权利和义务也不同。
(1)正式成员
正式成员是被正式邀请或者被正式要求参加会议，并具有在相应的会议上发言、参加讨论、行使表决权的人员。法定性会议的正式成员参加会议的权利受法律、法规和有关议事规则的保障，同时正式成员也必须履行相关的义务。正式成员享有以下权利：
①正式成员有发言、动议、提案和参加讨论的权利。
②正式成员有会议表决权。
③正式成员有选举权。
正式成员应履行的义务是：
①正式成员有按照会议通知的要求做好参加会议的各项准备工作的义务。
②正式成员有遵守会议规则、服从会议决议的义务，应该出席而未出席者，其义务不应当减免。
③正式成员有共同维护会场秩序的义务，在主席发言及议案付诸表决时，不应该离开会场。
(2)列席成员
即不具有正式资格、有一定的发言权、但无表决权和选举权的会议成员。有些会议的议题涉及有关部门的管理权限和日常工作，为了及时、准确地了解情况、沟通信息，需要邀请其负责人列席有关会议。当然，是否需要列席成员参加会议，哪些对象应当作为列席成员，列席成员参加会议中的哪些活动等，应由会议的组织者根据会议内容的实际需要来确定。列席成员的人数一般不超过正式成员。列席成员享有参加本单位有关问题讨论发言的权利;另外，列席成员还具有会议临时赋予的其他权利。
列席成员应履行的义务如下：
①列席成员有遵守会议规则的义务。
②列席成员有礼貌发言及解答相关询问的义务。
③列席成员有保守会议机密的义务。
(3)工作人员
工作人员包括承担会议议事、讨论发言记录的记录人员，来自机构内部和专业会议机构的技术人员和经营管理人员，以及来自会场和会议设施所在地的有关服务人员。他们分别承担着会议筹备工作、会议材料准备和记录工作以及会间的事务性工作。
2.会议通知和委托书的样式
(1)会议通知的内容应包括：被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。
(2)会议通知格式多样，这里介绍常用的两种格式：便函式和卡片式。
二、制作会议证件和指示标识
(一)相关知识
1.会议证件的作用
会议证件一般有以下4个作用：
(1)证明身份。
(2)保证会议安全，控制人员出入。
(3)统计到会人数。
(4)维持会议的程序。
会议证件的类型主要有以下几种：
(1)代表证：与会者不仅能参加会议，而且有表决权、选举权。
(2)列席证：能够到会旁听，但无表决权。
(3)工作证：只证明是大会的工作人员，在会议期间出人行走有一定的限制。
(4)记者证：只发给新闻媒体有关的工作人员、记者，持记者证在有些工作区域出入受到限制。
(5)来宾证：表明是主办方邀请的嘉宾。
2.会议指示标识的类型
会议标识是指在会议的准备和召开过程中，为了使与会者更容易找到座位，并了解会场周围的环境，使会议的组织更加有条理，需要在会场和相关服务区域摆放某些标识物，如各种指示牌，接待处和签到处的标志，贵宾室、饮水处、洗手间的标志等。
(1)标识牌(或指示牌)。中、大型会议事先应划好区域，。贴上标识牌，使与会者顺利入座，并能够很方便地找到签到处、贵宾室、饮水处、洗手间等。
(2)区域图(或路线图)。在一些体育馆和礼堂，为了使参会的单位入场、退场井然有序，事先划出区域图，并张贴于门口。在一些表彰、总结类型的大会上，应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签，并标示于区域图上。
(3)名签与台签。在主席台和签到处等地方要摆放各种名签或台签，以标明人员的身份或办事机构的名称。
(二)工作程序
1.制作会议证件的程序
制作会议证件的程序为：设计内容→设计颜色→控制印制数量→发放中的特殊要求(照片) →盖章确认。
召开重要的大中型会议应视必要制发姓名卡片和会议证件，通常小型会议不必制发证件。
2.制作会议证件的注意事项
(1)重要的大中型会议，证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。
(2)重要的、具有保密性质的会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章。
(3)证件的形式应反映出会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。
(4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的姓名卡片的样式。可将他们的姓名卡片设计为红、蓝、白、黄4种不同的颜色。也可以将姓名卡片设计为正式代表采用系带式的卡片，其他人员采用夹子式的卡片来区分不同的身份。
(5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。
(6)应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。
3.制作会议指示标识的方法
(1)会议主办者内部简易制作法
一些不太重要会议的指示标识可以由内部用计算机制作或手工制作。
(2)由专业性的会议承办机构制作
一些重要会议的指示标识需要制作规范和正式，要用专业性的设计和制作，因此，需要请专门性的公司来完成此项工作。
(三)注意事项
1.会议证件的样式
会议证件的样式有很多，我们可以根据需要来选择。会议证件的样式主要有以下几种：
(1)粘性标签式的证件样式。这种证件比较经济、方便，但它们可能由于粘贴在衣服上而留痕迹。
(2)系带的证件样式。这种证件比较经济、方便，但可能在衣服上晃动。
(3)有夹子的证件样式。这种证件成本略高，它们能更换塑料封里面的标签而重复使用，并能移动夹在衣服的不同部位。
(4)台签式的证件样式。这种证件是开会的时候放在桌子上使用的。
2.会议标识的样式
(1)会议主席台背板的样式
(2)会议签到处的指示标识样式
(3)会议报到处的标识样式
(四)相关链接
1.会议与会见、会谈的区别
会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士见身份较低者，或是主人见客人，一般称为会见。凡身份较低的认识见较高者，或是客人见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性3种。企业常用的会见主要是社交礼节性和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。
会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强。在企业中主要指商务谈判和业务会商。
会议与会见、会谈在对象、内容、功能、程序上存在明显区别：
(1)对象不同。会议可以是内部的也可以是涉及外部的。
而会见、会谈的对象一般是组织外部的，并与本组织有关的人员。
(2)内容不同。会见的内容礼节性、事务性较强;会谈的内容经济性、利益性较强。而会议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。
(3)功能不同。会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。人们通过会议可以达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。
2.会展的概念与类别
会展是经济行为的会议和展览，是既有市场性又有展示性的经济流通形式。在西方国家，会展英文简写为“MICE”，4个字母分别是公司业务会议(meeting)、奖励旅游(incentive travel program)、团体组织会议(convention)和展览(exhibition)4个英文单词的第一个字母组合。会展的两个组成部分的侧重是不同的：会议侧重于信息交流，可以是经济行为，也可以是政治、科技或文化行为;而展览侧重于产品展览和技术交流，主要是经济行为。
会展从性质上分有贸易性和消费性两种。
(1)贸易性展览
它是制造业、商业等行业举办的展览，其主要目的是洽谈贸易、推广技术和交流信息。贸易性的展览主要是对工商业开放。
(2)消费性展览
它的主要目的是展出消费晶，直接销售，是对公众开放的展览。
将两种性质的展览功能合二为一的展览称作综合性展览，经济越发达的国家和地区，对两种展览的功能分得越清晰。三、预定会议室
(一)相关知识
1.会议室的分类
(1)外部会议室
外部会议室是指企业内部会议室之外的会议场所。企业应综合考虑各种因素，选择恰当的外部会议室。
①会场位置必须让上司和与会者方便前往。应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应考虑交通便利。
②会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议场地不妨大些。
③场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、白板、放映设备、录音机、投影器、计算机、麦克风等。
④场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”。还包括室外的各种噪音，应将手机、呼机关闭或改为振动，并谢绝访客参观。因此应在场外挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
⑤选择会址的环境要整洁、明亮、空气流通，并有益于会议的安全和保密。
⑥选择会议地点应考虑有无停车场所。
⑦场地租借的成本必须合理。
(2)内部会议室
大多数企业都有自己的内部会议室，它可以减少租用外部场地和设施的费用，内部会议地点多适合内部会议和活动。
2.内部会议室的特点
企业召开会议通常以内部会议室为首选的会议地点，一般只有在内部会议室不能满足需要或有某些特殊需求时，才考虑使用企业之外的会议场所。
(1)方便快捷，手续简单
利用内部会议室无需事先考察、选择，只要向有关的行政部门提出申请，预先登记即可。参会人员可以节省路上所费的时间，同时可兼顾正常的工作。
(2)节省了场地和设备的租用费用
选择企业外部会议室，会提高会议的成本，.降低企业的经营效益。而利用内部会议室可以提高企业自身的资产利用率，同时对会议所需的设备也能够更好地控制。
(3)易分散注意力
内部会议室易营造轻松、和谐的气氛，但易受各种干扰因素的影响。例如，在会议中间人员进进出出、找人、接听电话等，因此更需强调会场的要求和纪律。
(二)示例分析
某公司把自己的年终总结会会址定在了一个展会中心旁边的宾馆召开，为的是休息时可以兼顾观看展览。会议进行中，展会中心正在进行的某旅游项目推介的音乐与喧闹声不时传入会场，与会者有的向外张望，有的合着外边的音乐节拍轻轻敲击桌面，更有甚者从后面的门悄悄溜出去观看。会议主持者一脸无奈与沮丧。
点评：会议的选址应与要实现的会议目标、内容紧密相连，否则喧宾夺主的现象就在所难免了。
(三)工作程序
1.预定会议室的程序
(1)确定会议召开的时间和人数，确认所需会议室的类型。
(2)申请使用会议室。
(3)确认会议室已预留，并明确使用时问。
(4)预先调试会议所需设备。
会议召开前，负责会议室安排和协调的秘书事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态。
(5)提前到达会场分发资料和用品，并负责签到。
2.内部会议室的管理
(1)内部会议室的布置
①在会议桌的每个位置前都摆放一套文具和笔记簿。
②会议桌旁要有足够的椅子。室内桌椅的安排应视与会者人数和会议的性质而定(演讲的形式、分组的形式、设备摆放的形式)。
③应有专门的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。
(2)内部会议室的设备
①为报告准备好激光笔和能伸缩的指示棒，便于报告者使用和操作。
②要为使用白板和活动画架者准备足够的书写笔和各色彩笔。
③应为使用白板、活动画架、挂图和显示板者准备足够的固定用的磁钉、按钉。
