2.、如果计算机离一些无关的人很近，就要采取一些适当的安全措施：
(1)使用密码，没有密码将无法检索文件;
(2)锁住计算机，这样其他任何人都打不开;
(3)锁上装有软盘的盒子或箱子。
3.如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案，他要把原件留在自己身边，拷贝一个副本给他们。当然，拷贝是一件非常方便的事，所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室，非上司有特殊的明确说明。
4.保存一份流外(外借)档案，在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。
5.如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过，在把它们拿到自己机器上使用之前，一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件，并注意及时更新，因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。
6.不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里，这些盒子或箱子最好有盖，这样可以使软盘保持干净并不受损害。
7.不要触摸磁盘的表面，要防尘、防油渍以及其他残留物，因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。
8.光盘也需要有干净、安全的环境来保护。软盘的保护措施也可用于保护光盘。
