4.保密措施
秘密的范围非常的广泛，包括国家秘密和秘书的职业秘密两大组成部分。
秘书是在上司身边工作的职员，是上司最近的人员。与其他人员相比，知密时间早，知密内容多，知密程度深。对于这些早知、多知、深知的秘密，秘书负有义不容辞的保密义务和责任，要牢固树立起保密意识，做到谨言慎行，守口如瓶。切不可把这些涉密事项作为炫耀自己见多识广的资本而透漏出去，借以抬高自己的地位。
现代科学技术的迅猛发展和社会公众民主意识、参与意识的增强，给保密工作带来了新的课题和严峻的挑战。秘书人员一定要认清新形势、研究新问题、迎接新挑战，从小事做起，从细节人手把好关口，防止失泄密事件的发生。
为此秘书在日常工作与生活中要带头做到保密工作的“十不”：
(1)不该说的秘密，绝对不说。
(2)不该问的秘密，绝对不问。
(3)不该看的秘密，绝对不看。
(4)不该记录的秘密，绝对不记。
(5)不在非保密本上记录机密事项。
(6)不在私人通信(电子邮件)中涉及机密。
(7)不在公共场合和家属、子女、亲友、同事面前谈论机密。
(8)不在不利于保密的地方存放机密文件和资料。
(9)不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。
(10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
秘书经常性的保密工作是文电保密，包括机密文件、资料、图表等的保密和密码、密码电报及传真件的保密。
文件是机密信息的主要载体，存储着企业大量的秘密，是秘书保密工作的重点。秘书要认真执行保密工作的有关规定和文书处理的必要程序，既不能缩短工作流程，也不能扩大传输范围。所有秘密文件都应存放在有安全措施的文书室、阅文室或档案室，绝密文件应有专门的保密柜进行保管，不允许带出室外。离开办公室时，不能把机密文件留放在办公桌上，应锁到抽屉或柜中，并锁好门窗。保密工作应贯穿于文件运行的整个环节，包括文件草拟和审签环节中的保密，文件印制环节中的保密，文件收发和传递环节中的保密，文件存储和保管环节中的保密以及文件归档和销毁环节中的保密。
做好电子信息的保密工作是秘书人员面临的一个新课题。载有机密信息的计算机上网，可能成为别人“共享”的资源;电脑“黑客”的频繁入侵，可能使你防不胜防;计算机如果被别人使用，就会无密可保;笔记本电脑一旦丢失，其中存储的大量机密信息就会泄密。因此，必须一手抓办公自动化和信息化建设，一手抓信息的安全保障，采取可靠的安全措施，确保电子信息的秘密。具体应做到：
(1)秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。
(2)凡是涉及机密内容的计算机，一律不得上网。
(3)邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被破译的“数字+字母”的密码。
(4)计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器。
(5)对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要安装借来的程序。
(6)安装防病毒反“黑客”的“防火墙”，并使之不断升级换代。
(7)对装有机密信息磁盘的盒子或箱子采取加锁等安全措施。
(8)携带笔记本电脑外出时，务必随身携带，或放置在能够保障安全的地方。
(9)由于传真机电信号易被电子窃密技术窃取，因此，普通电话阿络及长途电话线路上，一般不能传送保密文件。传输机密文件，必须安装保密装置或使用具有保密信箱功能的传真机，实行保密发送和接收。
随着企业对外开放程度的不断提高，企业接待外来参观考察的人员也不断增加。合资合作的、学习经验的、参观考察的以及供货商、销售商等，都要到企业来进行实地考察。如何接待这些外来客人，哪些资料可以提供，哪些资料不能提供;哪些地方可以让人看，哪些地方不能让人看，当秘书的一定要把握好尺度。企业的专利技术，关键工艺、流程、配方等，是企业的生命，是企业发展和制胜的法宝，一定要严格保密。要牢固树立保密意识，宽严有度，内外有别，切不可热情过度，把需要保密的东西公开化。
三、协助完成其他事务工作
(一)相关知识
秘书要明确自己的职责中应该协助他人做一些简单的事务性工作，这些工作看来简单，但能处理适宜，不耽误时间，让他人满意，是需要秘书在实践中总结提高的。
1.事务工作的重要性
简单的事务性工作仍很重要，不能掉以轻心。秘书每天做的许多事务性工作看起来简单，但马马虎虎、不认真对待，将会造成大问题。例如，预订会议室工作没有认真对待，同一时间，两个不同会议的人都进了会议室，将对企业的时效带来很大的影响;又如，为同事印制名片不认真校对，词或字错误，又将给企业或同事带来影响。所以，秘书要逐步体会“平凡工作有伟大”这句话的意义。
2.协调工作的基本原则
在做预订工作时，如果出现双方或多方在时间要求上的矛盾，协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情，通过协调也力求安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作或事情，要服务好所有的部门和人员，一次未协调好，要再次协调。协调中要认真听取对方的意见，尽自己的最大力量协调安排，让大家满意。
(二)示例分析
周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。
(1)给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约见的事宜。
(2)为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份(8人，每份10页)及会议日程表。
(3)向人力资源部门写报告，申请今年的休假日。
(4)复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方。
(5)拆封、分类和传递今天收到的邮件。
(6)布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡。
(7)为上司预订周末去天津的火车票(北京出发)。
(8)将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅。
(9)在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。
点评：秘书工作无小事，对每一项事务性工作秘书都要重视并认真完成。从本案例中我们可以看出秘书小周这一天的工作多而杂，但每一件工作都体现出秘书工作的辅助性和服务性，这就决定了秘书人员在日常工作中工作态度必须踏实认真，工作作风必须热情谨慎。
(三)工作程序
1.协助同事印制名片
秘书应协助需要印制名片的同事统一对外联络印制名片。
秘书收下对方的名片样张，应问清对方需要的时间，能够集中印制的一起提交印刷单位，同时秘书应负责校对和按时将成品送交需求者。
2.协助预订桶装饮用水
秘书应负责对外联络桶装饮用水的供应，平时要了解各部门用水隋况，在需要时，做好提前订购，保障供水。
3.协助做好考勤工作
协助组织入口处的出勤登记或打卡工作，这要求秘书提前到岗，并坚守岗位。
按照组织要求，保证接待岗位上班时间都要有人。例如有的单位要求午餐时问秘书要倒班用餐，以保证电话接应和对访客的接待。
不同的组织根据自己的经营情况，还会有其他一些事务工作交给秘书处理，秘书对上司交办的所有工作都要认真对待，把它列为自己的职责，并有效完成。
(四)相关链接
断腿的“看门人”
德国是制作啤酒的强国，有制造啤酒的先进技术。日本一个企业对德国某品牌啤酒的酿造技术早已垂涎三尺。
这家德国啤酒厂的老板每天乘坐轿车进出工厂大门。有一天，当老板的轿车驶过来时，一个日本人装成突然跌倒的样子，将自己的一条腿伸到车轮下，结果腿被压断了。当时德国有一条法律，车祸肇事者要坐牢。这位老板为了不把车祸声张出去，便将日本人送进医院抢救。他十分抱歉地说：“很对不起，你客居异乡，今后打算怎么办?”这位日本人却说：“没关系，等我的腿伤完全好了之后，你就让我看大门好了。”就这样，他在那家啤酒厂看了三年的大门，将啤酒厂内的生产流程、工艺配方等一一了解透彻后回到了日本。
几年后，这家德国啤酒商发现日本人不再购买他的啤酒了，而且他在东南亚的市场也逐渐失去。当他到日本拜访他的同行时，才发现这位日本老板正是被他压断了腿的“看门人”。
