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职场经验:做好秘书工作的方法(2)

2012-07-29 
秘书工作中的许多具体方法是靠长期实践、通过经验积累而产生的,不是单靠书本所能教会的。何更好地为领导服务角度,着重谈谈做好秘书工作的方法。

  4.对领导决策的工作付诸行动

  领导作出决策以后,秘书就要开展一系列的拓展延伸:草拟决策文件,提出执行方案,发送文件和收集来自组织外部及内部的反馈,领导召开的会议结束后,秘书要做好文件的立卷归档、会后的落实催办。领导出差回来后,秘书要整理有关材料,了解出差效果,办理出差经费报销等后续事务。秘书要做好拓展延伸工作应注意以下几点。

  (1)确把握领导工作预期的效果

  通过拓展与延伸努力扩大领导工作的效果,这是拓展延伸工作的目的。反之,如果因秘书工作疏忽而影响目标的实现,比如信息传输不完整,问题没有及时反馈,就

  会造成损失.

  (2)把握后续事务的具体要求

  如领导召开重要会议后秘书不仅要件件催办。而且要了解谁在办理、怎样办理、何时完成、反响如何,稍有疏忽就可能影响全局工作。

  (3)注意工作的整体性与连续性

  拓展与延伸工作是整体工作的一部分,必须承接领导工作的发展脉络和进程,比如人民代表大会代表提出县城应修建二环路,人民代表大会的秘书就无须等待领导布置,主动向县委、县政府反映,与规划、建设等部门联系,并在一定时期内将结果反馈给代表。

  秘书对领导工作拓展延伸的方法可以归纳为:以保证领导工作取得预期效果为目的,注意工作的整体性与承继性,做好各种后续事务,使工作落到实处。

  (4)替领导工作补偿代劳

  从一定意义上讲,前述的铺垫与延伸工作都能起到替领导工作补偿代劳的作用。这里讲的补偿,指的是秘书对领导的精力、智力、能力的补偿,代劳指的是领导由于公务繁忙、时间有限,将部分本该亲自办理的事务交给秘书办理。领导管辖的领域越广、范围越大,需要秘书补偿代劳的事情就会越多。许多新的事物,领导未必都做,这就必须依靠身边的秘书发挥作用,补偿领导之不足。

  秘书的补偿代劳工作应注意以下几点:

  1)按照领导的要求办理,不可以领导者自居,如接电话时乱表态,代锁导作协调工作时瞎指挥等均应杜绝。

  2)严格按照授权范围行事。既不畏首畏尾,也不超越授权。

  3)扮演好双重角色.即在责任感、使命感上,尽职尽责完成任务;在心理和态度上,严守秘书角色本分,谦虚谨慎,做好代劳工作。

  4)加强同领导的沟通,掌握领导意图。

  5)收集各种信息资料,备领导所需。

  秘书为领导工作补偿代劳的方法可归纳为:忠实执行领导意图,严守授权范围,扮演双重角色,注重双向交流,加强平时积累,通过补偿和代劳促进领导工作效率。

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