那么在这种情况下,企业应该怎样做呢?我们建议从考察利益关系入手,调整组织设计,调整利益分配关系,改善外包业务管理方式。只要有人有动力想做、并且有能力去做,那么我们将逐渐接近于最后的标的。当然,还必须注意的是,管理成本和效果必须达到一个均衡状态,其标准就是企业认为"值得".我们推荐两个基本方案以供选择:
1.由下属制造工厂统一管理外包业务
将预算员纳入制造工厂,同时由制造工厂统一管理所有订单生产,至于是自己制造还是外包完成则由制造工厂自行安排,公司向制造工厂下达统一的订单总金额和总利润率指标。
这样,制造工厂就有动力去监督预算员的成本核算工作,因为这种情况下预算员收取回扣将危害到工厂的整体业绩;更重要的是,工厂也具有这样的能力,如上面的分析,公司层面实际上并不具备专业的监督能力。
这时,制造工厂也可以统一管理外包厂商,对外包产品质量负责。这就有效的改变了在以往的工作模式下,没有人对外包产品质量负责的局面。
2.成立专业部门管理外包业务
按照上一种建议,制造工厂负责人肯定明显地感觉没有以前那么舒服了。现在把这些"小"单子也塞进来,还要负责外包产品质量,当然不舒服了?他的第一反应恐怕是反对。因此,替代的、过渡的方案是成立专业的外包业务管理部门。对该部门下达外包订单完成总金额和利润率指标。其基本原理与上一模式是相同的。但是这种方法的问题在于会造成与制造工厂的竞争与矛盾,也会增加一套人员编制。究竟怎么办?公司需要提前思考。
或许有人会想,为何不能在公司层面加强对该预算员的监督呢?除了上面提到监督能力问题,更主要的是利益关系。让更多的没有利害关系的人员来监督,实际上是在延长委托-代理链条,充其量增加了外包厂商作弊的难度和成本,并不能从根本上解决问题。
实施以上方法就没有问题了吗?预算员与外包厂商之间联合作弊的问题仍然存在。类似的问题不是广泛地存在吗?企业的采购部门,哪怕是执行严格的招投标程序,不也有各种空子可钻吗?
为此,我们建议企业可以建立一种加工订单的标准成本分解体系,同时积累若干年的数据做一个纵向比较,从而保证一个基本的底线。但是对于这种非标订单,恐怕仍然是存在问题的。无论过去的数据、还是同行的数据,恐怕在不断变动的情况下,其参照意义还存在一定的问题。