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搞定3:平衡工作与生活的艺术[平装](戴维·艾伦) |  |
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搞定3:平衡工作与生活的艺术[平装](戴维·艾伦) | |
那些一心面对现实、不受过去羁绊、不为未来发愁的人们活得充实，而且他们的人生很圆满；他们发现了知足常乐的秘密。
—奥尔本·古迪尔（Alban Goodier）
如果说人生是一段旅途，不是一个终点，那么，GTD方法就是要指引你前进，让你作出明智的举动。换句话说，就是教你学会有始有终，做事把握方向，摆正视角，体现自主。它没有给出具体的答案，也不是万全之策，而是一套可以运用的方法。而你参加比赛的获胜之道恰恰在于方法，而非最后的得分。
如果说难就难在“全力以赴”，即在工作和生活中积极地、建设性地表达自我，经历人生，那么，有没有一套具体明确的办法，可以让你学会，可以用它来达到圆满的结果呢？我希望你读了这本书以后，能作出肯定的回答。在如水般流淌的岁月中，的确有些好办法可以用来处理生活中的新情况、新问题，达成我们的意图。这些方法虽说能被人理解，而且普遍适用，却不会自动起效。形成一定意识，适当地、系统地加以运用，能够显著地改善办事效率，不过，前提是你的系统必须管用，而且你必须自觉地运用它。
我用一本书的篇幅阐述了我们在生活中获得掌控、摆正视角的各个步骤和层面，目的是说明和探讨相关的具体内容，强调在不同的时候、不同的情况下必须采用不同的工具、方法和手段。其实，我们处理生活和工作问题时经常是抓到什么用什么，很少遵照一套条分缕析、规整有序的程序。
虽然我熟知掌控的各个步骤和层次，却很少有什么时候刻意想到它们。我尽量只留意那些最让我操心的事，尽量将它们又快又好地解决，让大脑重获清静。不过，我训练自己掌握了GTD模型以后有了信心：我可以用一套正确的行为和思考模式来处理面对的复杂情况。
之所以要对这套方法孜孜以求，是为了确知，必要时你有能力运用正确的工具和方法。虽然你有能力主持召开小组和家庭会议，商量长远目标，却觉得处理电子邮件有些力不从心，那么，你的心力就会大大削弱。你能果断地执行具体的任务，却不清楚怎么向老板进言，提出改进战略的主张，那么，你就无法始终保持“舰长和指挥官”的状态。
好在这些难题都可以用5步掌控法和6个层次加以解决。我要重申，我虽然想把这个模型变得更简单，却做不到；如果模型再复杂一点，又会损害它的普遍适用性。我尽力避免把它简单化（削弱功能），也避免把它复杂化（超乎必要）。
有意思的是，人们出于实用，贯彻了这套原则以后，发现工作压力大大减轻，进而把它们推而广之，用于就事论事地处理生活方面的问题，从而验证了这本书的副标题。这并不意味着他们朝九晚五的生活变得支离破碎，也不意味着他们处理家庭事务时成了冷冰冰的机器。只不过他们明白了一切道理都是相通的，找回了把工作当游戏的乐趣，也在私人生活中获得了更大的自由和主动性。
我希望这本书可以教你掌握一些没有时间性、放之四海而皆准的方法，从而收获累累硕果。我怀疑我论述的这些道理，其实你都明白。但是我想，只要书中有些内容是亘古不变的真理，即便再次相逢，依然能够拨动你的心弦。我可以肯定地告诉你，在本书写作期间，我对这套方法的认识大大提高，感触也更深了。我也是跟大家一样，还得继续学习。
某大学的一名管理者用下面的话描述了他的感受：
我深信我还没有彻悟，因为每次我满以为已经掌握了它的精髓，结果却总是再听一遍后又有新的收获。我自认是善于学习的人呢！我每听一遍，觉得悟性强了，理解得深了。有意思的还有，我心目中重点关注的对象一直在变—我参透了一个层面，另一个被我忽视的层面又冒出来，把我吸引住。那感觉相当奇妙。我回想起来，你说过会出现这种情形，不过，我没料到这么奇特。
这是鼓励你在将来某个合适的时候，再把这本书的内容读一遍，总结一遍，体验一遍。
运用GTD方法，尽量检验它，看它有没有用。要把它运用到一切需要加强掌控、摆正视角的场合，把这些原则和方法教给孩子们，在市镇会议和董事会上运用这套办法，劝你的妻子（丈夫）、上司或秘书也来学习这套方法。把它们融入你的日常交流中，变成你的口头禅吧。
“你最操心什么？”
“你希望达到什么结果？”
“下一步怎么行动，把它继续推进？”
“你对某事发生兴趣，真正看重的是什么？”
“你用什么来追踪这件事？最好把提示信息放在哪里？”
……
请你把从《搞定Ⅲ》中获得的心得体会与大家分享。让我们共勉：这些办法效果越好，用得越多，我们大家参与社会生活就越积极，越轻松。操作电脑、召开员工会议、了解孩子们的新动向、起草提案、在街上散步等，乐趣就更多。一切尽在掌握是个纯粹的方法问题，方法近在手边，圆满的结果自然水到渠成。
第18章
实际运用
人们不关心你遭遇了怎样的惊涛骇浪，只关心你的航船有没有顺利抵达港口。
—劳尔?阿姆斯托（Raul Armesto）
这本书提出的流程在日常生活的实际运用中效果怎么样？“格雷西的花园”显然是现实生活中类似案例的提炼和浓缩。各种各样的模型向来都是完善、规整的，实际生活则不然。我们在生活中遇到的事情五花八门，形形色色（毫无秩序和规律可言），案例研究和比喻、寓言根本无法涵盖。你读到这里，也许会觉得，你目前的生活就变幻莫测，好像雾里看花，根本不像我在书里描述得那么清晰。我自己也常有这种感觉。不过，我在书里描述了几个稳定不变的参照点，你可以用它们来检验，你是不是一直在进步，而且一以贯之。
我试图描述怎样一步一步获得掌控和摆正视角，它们的先后顺序是基于我的经验，我觉得这样最容易取得效果。捕捉、明确并把引起你关注的事务条理化；在活动所涉及的各个层面逐项追踪和总结它们；果断执行，采取当时看起来是最好的办法的举措；这个流程几乎不会错。作为一整套配合默契的思考和行动方式，它有助于你在生活和工作中达到并保持“舰长和指挥官”的境界。
有难度
你也许意识到了，很难一直保持平衡、放松和专注的状态，因为事情是复杂多变的，出乎意料的新问题让人应接不暇。鉴于这种情况，这个理想的自我管理模型的完整性和稳定性很快就会受到损害。一大早时你比往常快半拍，上午一连接了3个紧急电话、得知一个重大项目发生了意外、咬了一口硬饼干把牙冠撬松了、收到得花一上午才能处理完的电子邮件以后，节奏就变成慢半拍了。你发现，你不得不想办法把千头万绪集中起来，为下午的工作理清重点。意外也可能是你的人生伴侣得到一次发展事业的机会，要求你更换工作，于是，你不得不重新思考多个关注层面，才能重获平衡；或者你发现自己怀孕了。
要想生活、工作齐头并进，遥遥领先，并不是让一切事务井井有条，纹丝不乱，而是熟知人生地图的横向和纵向坐标，一旦遇到突发状况，能够马上重新找准定位，为自己指明接下来的前进方向。
你知道什么时候该马上处理电子邮件，什么时候可以暂时将其搁置？什么时候该召开员工会议（安排哪些事务），什么时候开会是在浪费时间？什么时候该陪孩子们散步，什么时候该一个人出去走一走？什么时候该回头总结一下项目笔记，补充新资料，而不是接着起草长篇大论的提案？人们一直在面对和处理这些问题，每天要作出上千次决定。你每想到一个问题，都把它想得比其他事情更要紧。作出明智选择的奥秘在于铺好一条道路，沿途做好标记，让你能一路上目标明确，行为妥当，最后取得最好的结果。
为意外作好准备
若是你跟我一样，大概不觉得自己一贯聪明、自觉、情绪饱满。有时候你机智敏捷，有时则迟钝呆板，畏首畏尾。问题在于，你在思维敏捷、精力旺盛的时候，很容易失去时间感，以为这种状况会一直持续下去。真正的聪明人明白，这种状态持续不了多久。他们有这种意识，就会自觉地建立一套流程和结构，让自己在精力涣散的时候，也能做事精明。不聪明的人，才不会未雨绸缪，提前为脑子不灵光的时候作准备。
使自我管理难上加难的是，最该做的事往往是你觉得最难做到的。你需要制订计划，却根本抽不出时间。你需要休息，却是压力极大、必须全力以赴的时候。你该处理一些鸡毛蒜皮的生活琐事的时候，却必须持续关注“战略性”问题。
现实生活很少符合你在某个时刻的心情，所以，建立一套方便好用的结构，把掌控和视角的因素面面俱到地处理好，用它使自己的内心和外部世界保持平衡，是明智之举。
运用工具和窍门—启动系统
再没有比顺手的工具、舒适的环境、简单的行为指导更能让你提高效率、如虎添翼的。在宜人的工作环境中，依靠灵巧的习惯和程序，以适当的工作节奏执行事半功倍的举措，也容易赢得比赛，让企业的经营取得成功。
换句话说，你要有个好的系统。我有位朋友是某大型制衣公司的质量和研发主任。他告诉我，他们的研究表明，业绩提高的举措绝大多数源自系统的改善，额外的激励和提高智力水平长远看来对绩效的提高可以忽略不计，效率提高几乎全都是改进工具质量、采用新流程的直接结果。他在评价GTD方法的价值时提出了自己的观点：企业的制度改进虽然可以提高机械的工作效率，GTD方法却是高效思考步骤的首创。
我只能同意他的话。行政思考是每个人（不光是行政人员）必须用来确保工作顺利的流程，流程一旦被认识和领会，就必须加以强化和流线化。
最近某全球知名企业启动了一系列运用GTD方法的开拓项目，对象范围涉及领导层、他们的直接下属和助理。他们把获得掌控的几个好办法介绍给大家，特别强调了电子邮件、会议和工作流程管理，就在每天的工作中节省了不少时间，显著提高了决策、规划和创意思考的质量。人们并没有因为培训变得更聪明（虽然大家觉得学会了把脑力用对地方），工作也没有更卖力。他们不过是运用了捕捉、明确和组织整理等步骤（都是GTD系统的组成部分），消除了导致精力涣散的因素，消除了未经处理的“材料”对心力的消耗而已。
这些掌控和视角要素看似简单轻巧，养成习惯长期坚持下去好像也并不费力，真正做起来却不见得那么容易。是的，虽然把工作当游戏、把生活当工作，让两者齐头并进的最佳计划是微妙的内心思考的结果，拥有现成的最佳结构，引导明智的思考和专心一意的执行，却能起到事半功倍的效果。
建立系统的结构
根据多年的经验，我们注意到有几个关键要素与轻松地运用这些步骤取得预期效果关系重大。每个要素都能显著地帮你克服下意识的抵触情绪，养成自觉运用的习惯。你在忙得不可开交的时候（比方说紧张的工作日的上午，比方说你要同时照顾两个孩子，一个3岁、一个6岁），很容易把所谓的流程忘得一干二净，因为你必须自觉地开动脑筋，必须刻意努力。你的自我管理法必须具备思考和组织的硬件和空间，它们的品质越高，用途越大，方法越简便，你就越容易获得掌控和摆正视角。
一定要用方便好用的捕捉工具
你要把源源不断地出现在脑子里的想法、信息和事务抓住，客观地加以陈述；要尽可能地让这个过程变得简单有趣，并养成雷打不动的习惯。这些年我打过交道的人为数不少，绝大多数成年人在改变行为模式时，遇到的最大、最难的问题是学会把必须处理的一切事务写出来，再用一套程序加以处理。这个习惯（也许你还没有养成，赶快行动起来吧）可以产生惊人的效果，因为它是GTD方法全套宝典的入门法则。
现在你手边有什么东西可以用来写字或者录音吗？你手头常备有这样的东西，以便晚些时候再对里面的内容进行处理吗？如果没有，我建议你准备一个笔记本和一支钢笔，袖珍录音机也可以，把它们随身携带。家里、办公室的电话机旁边也要常备一个笔记本。不管在家还是在办公室，你在书桌前坐下来的时候，要有一个翻开了新的一页的笔记本。在你动脑筋想问题、在你会见别人的地方放一块白板。考虑买一个心灵地图、描画轮廓和其他格式灵活的头脑风暴软件。考察一下有没有可以把电话信息转换成电子邮件的誊写服务。一定要把你看着舒服、用着顺手的工作篮摆在你的工作台前或者家里合适的地方。在你的公文包里装一个塑料或者聚乙烯文件夹，专门用来捕捉你想到的念头。
生活中，我要随时保持大脑清空、事务有条不紊，最重要的工具莫过于可以放进工作篮、随写随撕的即时贴，从不离身的袖珍记事本和公文包里随身装着的红色文件夹。
我把这些东西看得很牢，没有一样东西落在外面，它们始终是我重要的掌控手段。随着年龄的增长，我经常在一些毫无关联的地方想出妙点子（这是成熟而不是衰老的迹象！）。我在研讨会的空隙喝咖啡的时候，想到6个月后的大项目。我在项目会议上，想到要去商店买几样新奇的小玩意，以备几天以后招待客人之用。我知道，我在这些场合捕捉到的一切都各有归属，在合适的时候将得到妥善处理，那感觉真是太好了。
我的经验是，你在工作和生活中的资格越老，责任越大，你在工作场合以外想到工作中的好主意，在家庭范围以外想到与家庭有关的妙点子的可能性就越大。你的责任多了，在履行这些责任时，更要抓住重点，主次分明。你在全力以赴处理一件事的时候，没有工夫操心别的事。大有深意的奇思妙想往往是在最奇怪、最离谱的时间和地点想到的。养成良好的习惯，善于利用工具，在它们一冒出来就牢牢抓住，并尽快作出处理，是标志性的“舰长和指挥官”型体验。
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