(三)工作程序
加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。
秘书对日常环境的管理包括3个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。
1.保持你所参与的公共区域整洁
(1)要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。
(2)正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。
(3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。
(4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。
2.保持你的上司的工作环境的整洁
(1)经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。
(2)每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。
(3)经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。
(4)对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机;对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。
(5)上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。
(6)经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理，时刻保持良好的状态。
3.整理个人工作环境
办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光，并成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。
(1)办公桌的必备物品及其整理
摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。
①电话。
②电脑。
③参考书。
④文具用品盒。
⑤文件夹。
⑥办公桌抽屉。
(2)整理办公桌的技巧
要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下5个步骤：
①将不常用的东西转移到其他的地方。
②清理过期的文件。
③注意你的电脑显示器。
④充分利用办公空问。
⑤清理旧的阅读材料。
(四)相关链接
老板办公室的“隐形杀手”最多
权威部门研究显示，现代办公室里污染严重，特别是老板的办公室。“经检测，平均甲醛超标6.68倍，苯超标2.6倍，甲苯超标2.7倍，二甲苯超标2.3倍，TVOC(有机挥发物)超标3.4倍。”这是在最近的一次室内环境检测中，北京一家研究机构对办公室的检测数据。国家环境分析测试中心的一位高级工程师说，类似的办公室在各类写字楼中还有很多。
这位权威人士说，从大楼建筑到室内装修，再到家具布置、办公设备布置，甚至包括办公用品的使用过程，每一个环节都有可能带来污染。’如建筑材料中加入的防冻剂会渗出有毒气体氨;油漆、胶合板等装修材料可能含有甲醛、甲苯、乙醇、氯仿等;激光打印机会产生臭氧，喷墨打印机则会带来可吸入颗粒物;涂改液等也含有对呼吸系统、神经系统有刺激的一氧化碳、二氯甲烷等物质。可以说，办公室里的隐形杀手比比皆是。
让人不可思议的是，根据国家环境分析测试中心历年来的测试，在办公楼中老板等高级管理人员的办公室污染最严重。
权威人士解释说，超标的污染物主要是TVOC(挥发性有机物)和甲醛等。这主要由于高级管理人员办公室里的装修更为高档而家具也较多。他介绍说，TVOC主要来自地毯、皮质沙发等高档办公家具，而甲醛则主要来自高标准装修。他说，根据计算，在同等装修条件下，高级管理人员的办公室TVOC指标普遍超出员工办公环境的l倍。老板房间污染最严重。最好的解决办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，同时加强通风。
这位权威人士还介绍说，在多年的检测过程中，检测人员还发现，办公室里的各类污染物还存在累积效应。即使在装修、布置的过程中使用的每一种材料或设备都符合国家环保标准，办公室里总的污染仍有可能超过检测标准。他说，解决这一问题的最好办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，不要让过多的设备集中在一个较小的区域。他还建议，在可能的条件下，办公室环境需要经常保持通风。由于春季比较干燥，可以利用加湿器使室内保持一定的湿度，起到净化空气的作用。
