第二节 会中服务
本节重点
接站、签到工作以及引导与会人员就座都是五级秘书在会中服务不可缺少的内容，通过学习本节内容可以使秘书了解会中服务的工作流程，掌握基本的会中服务技能。
一、完成接站工作
(一)相关知识
1.接站的准备内容
会议的性质与规模不同，接待的要求、程序和规范也不同。
2.接站的车辆安排
要备有足够的车辆和接站的人员。接站的车辆可以是企业内部的车辆，也可是专业性的汽车出租公司提供的。无论是任何一种或是兼有，都要事先对接站的司机进行简单的培训或提出相应的要求，如：提前到达接站地点，注意交通安全，接站时注意接待礼貌，注意接站时前后车辆的衔接等。
(二)示例分析
王宇到天地公司上班的第二天就参加了会务接站的工作，他从初萌手中接过了两个牌子就跟司机上了车。在火车站的出战口，他高举着牌子眼巴巴地等了半天，也没见有人向他走过来。再看看时间，自己接的那趟车显然早就到了，这时他才仔细看了看牌子，牌子上写着：“接上海来京的张先生”。
点评：接站牌虽小，但接站的信息一个也不能少，接站牌上应该写清来客的车次、时间、发站、来客姓名全称以及迎接客人的单位或会议名称。
(三)工作程序
(1)先搜集各种会议的回执和反馈信息，掌握与会代表的名单以及飞机火车抵达的准确时间，并将其编制成一目了然的表格，并统一协调。
(2)根据总表的信息，安排接站的车辆和人员。
(3)对安排的人员进行培训和要求。
(4)接站人员要火手一份与会代表抵达的时间表，按分工的时间和线路迎接。
(5)要有统一的指挥调度系统，明确交通工具的班次和具体的时间地点，并要掌握与会议代表的联络方式。
(6)对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。
(四)注意事项
1.接站的分工和要求
(1)接站的分工
(2)接站工作的要求
要做到准确无误地接送，就要做好充分的准备：
①要掌握代表的名单及抵离的准确时间。
②要备有足够用的车辆。
③要有良好的指挥调度，人车要值班。指挥调度要有一份代表抵离时间表。
④所有车辆和人员要按时间、路线接送。
2.报到工作的内容
报到的方式一般是要求与会者本人持会议通知亲自报到。
为了醒目，一般在报到处周围设立引导牌，注明报到位置。
(1)秘书人员应在与会者到达报到地点时热隋礼貌地接待。
(2)在报到处的周围设立引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。
(3)负责报到接待人员要热情主动地迎接与会者，向报到者表示欢迎，在证实报到人员身份后，将预先准备好的文件袋(包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报到人员。
(4)、必要时，引导与会者去其住宿的房间，并简单介绍周围的情况和开会的要求。
二、完成会议签到和引导工作
(一)相关知识
1.签到工作的内容
签到工作通常包括：迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证等。
2.会议签到的方式
(二)工作程序
1.签到工作的程序
(1)对负责会议签到的工作人员的选择。
(2)准备签到所需的签到笔、签到簿或签到卡的刷卡机等用品与设备。
(3)负责签到工作人员提前到达。
(4)迎接参会人员。
(5)向与会者介绍签到工作的内容。
(6)发放会议资料和票证。
2.引导与会人员就座的方法
作为会场门前的迎接引导人员应注意做到：
(1)陪伴重要来宾入场就座。
(2)为上司和来宾作介绍。
(3)帮助来宾领取姓名卡片并引领入座。
(4)回答来宾的询问要耐心热情。
(三)示例分析
初萌在天地公司主办的新产品推荐会接待中负责签到并发放会议资料和就餐券。上午集中来签到的人太多了，她只好自己把住签到表，让签到者自己去拿放在桌上的资料袋。一天下来，当她清点资料和餐券时，发现还有30名代表没来签到，而资料却只有20份了，就餐券也少了好几张。
点评：在安排签到中的几项工作同时进行时，秘书应把签到表做得更详细些，如果在签到表中设上“资料领取”、“餐券领取”这两项，就可以同时完成发放资料和餐券的工作，也就不会出差错了。
(四)注意事项
1.会议签到的要求
(1)准备会议签到的用具要方便、好用、充足。
(2)负责会议签到的工作人员要提前到岗。
(3)签到处的位置要易找，并标示清楚。
(4)签到工作要耐心细致，热情周到。
2.对会议引导人员的要求
会议引导人员应训练有素，热情周到。基本要求有：
(1)事先要准备好签到用的登记簿、签字笔等签到用品，必要时要事先准备好嘉宾留言簿。
(2)负责签到的人员要提前到岗，使到会较早的人员不致产生无人过问的尴尬感觉。
(3)参与人数较多的会议，应注意选择签到的方式，避免在会场门口出现拥挤、混乱的局面。
(4)人数较少的小型会议，可由秘书按照事先确定的到会人员名单，逐一进行签到，来一人划一人，以便迅速掌握到会者的状况。
(5)及时准确地统计出到会者的人数，会议主持者往往在会议即将开始之前，需掌握到会和缺席人员名单。
(6)大型会议可用签到卡和电子签到机配合使用，与会者只需要将自己的电子卡送入签到机插口，有关数据即传人会议组织中心。
