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（一）秘书机构的含义
机构是人们按照一定的目标和任务设计的、具有特定社会功能的、结构严密的组织模式，统指各种机关。
领导机构
就一个特定的组织而言，其内部机构一般有三种 职能机构
辅助机构
（二）秘书机构的名称
我国秘书机构的名称大体有三类：
"办公厅（室）"
在"秘书"一词后面冠以"局"、"处"、"科"、"股"、"室"来命名的秘书机构
如:秘书处、秘书科、秘书室。它们一般属办公厅（室）下设的部门机构。具体负责文书、会议、联络、接待等工作。
以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构。
如：信访办公室，就是专门接待人民群众来信来访的秘书机构。"机要局"就是专管机要工作的秘书机构。这类秘书机构一般承担组织内部信访、机要等专职工作。这类称谓各地不统一，且秘书机构的职责也不尽相同。
我们要分清两个误区：
并非所有的"办公室"都属于秘书机构
如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、台湾事务办公室、工业交通办公室等就不是秘书机构。因为这些机构所承担的职能并非秘书机构的职责。
在秘书机构内也有非秘书性质的部门
如:"汽车队"、"保安处"、"文印室"等放入秘书机构。另外有些地方也会把一些尚未成熟的或难以独立的部门也放入秘书机构，于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书性质的部门的现象。