商业布局与区位决策
一口气读完日本史
浅论体育教案的著作权保护
案例分析：
沙里淘金
小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。
会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。
“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0.2至0.5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0.3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”
卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思……
过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”
大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。
后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿!
小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”
卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索
从这件事中，你对信息工作有哪些启发？
[分析]
这个案例对秘书做好信息工作有多方面的启发：
1．信息是领导者正确决策的重要依据。准确、及时、全面的信息，是领导者作出正确决策的重要保证。反之，错误、片面、迟报的信息，可能会导致领导者作出错误的决策，造成重大的损失。案例中的卢主任向厂领导反映的有关信息，使厂领导作出了正确的决策，为企业赢得了巨大的利润。由此可见，信息在领导决策中的重要地位和作用。
2．信息具有重要的价值。从本案例可以看出，正确运用信息，可以为企业带来可观的经济效益。从这个意义上说，信息就是金钱。秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值，肩负起信息工作者的重任，努力做好信息工作，为本组织创造良好的经济效益。
3．信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。案例中的卢主任就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手。秘书人员平时就要养成收集信息的习惯，并能从零散信息中发现带规律性的东西，从表面信息中发现本质性的东西，从已知信息中推导出未知的东西，从而开发出信息的重要价值，实现信息的最大增值。
4．信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而利用信息则是秘书发挥参谋作用的最有效途径。本案例中，卢主任就是利用自己所掌握的信息向领导提出参谋建议的成功范例。作为一个优秀的秘书人员，一定要善于利用信息达到参谋的目的。
信息工作概述
人们在开展对秘书史的研究时，除了以文字、文书工作来确定秘书的起源和沿革外，就是自然地将历史上的智囊、师爷、幕僚、佐臣视为古代的秘书。不管这样的追溯是否完全有道理，它却说明了人们对秘书出主意、想办法、拾遗补阙职能的认识。这实际上已经认识到秘书在信息工作中的重要作用。将信息工作融于其他工作中，又以信息工作推动其他工作的展开，是秘书在当前开展工作的一个特点。过去有人说秘书有耳目作用，就是善听善看。这还不够，秘书在工作中把听的、看的经过加工整理变成对领导决策管理有帮助、有价值的参考，而且这种价值体现越来越高，这才是对秘书信息工作的要求。
（一）信息的含义、特点和作用
1、信息的含义
目前国内外有很多种不同的说法。一般来说，信息就是对事物发展变化规律及其对事物运动状态的客观反映和正确表述，是用各种载体对客观事物的描述、传输，也即记载、传递各种各样变动着的事物的知识。（归纳书上四点）
2、信息的特点
信息是物质的普通属性，但它不是物质本身。就一般信息而言，它主要有以下几个方面的特点：
（1）客观性。信息是事物的特征和变化的客观反映。由于事物的特征和变化是不以人们意志为转移的客观存在，所以反映这种客观存在的信息，同样带有客观性。
（2）时效性。们获取信息的目的在于利用，而只有那些及时传递出来并适合需求者的信息才能利用。信息的价值在于及时传递给更多的需求者，从而创造出更多的物质财富。信息时过境迁就往往失去价值。所以，信息必须具有新内容、新知识，“新”、快’’是信息的重要特征。
（3）无限性。人类生活所接触到的一切空间，都不断产生着信息，秘书写的文章是信息，宇宙天体传来的光波也是信息。随着时间的推移，信息又在无限地发展，客观世界是无限的，因而信息也是无限的。
（4）可传递性。传输是信息的一个要素，也是信息的明显特征，应高效地传递信息，没有传递就没有信息，就失去了信息的有效性。同样，传递的快慢，对信息的效用影响极大。
（5）可开发性。从信息作为一种资源看，由于它取之不尽，用之不竭，因而可以不断探索和开掘。从信息所载的内容看，由于客观事物的复杂性和事物之间的相互关联性，反映事物本质和非本质的信息常常交织在一起，加上它们难免受到历史的和人们认识能力的局限，因而需要开发；从信息的价值看，利用信息可以开发出新的材料和新的能源。不仅新材料和新能源的开发有赖于信息的利用，而且新材料和新能源要得到充分和有效的利用，也有赖于信息。
（二）秘书的信息工作
1、秘书的信息工作
研究信息的学者认为，人们在开发信息中的活动总和都是信息工作。我们可以认为秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。随着人们对信息的重视，信息工作在秘书工作中占据着十分重要的位置。邓小平同志曾经说过，做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通，耳目不灵。他说的“做管理工作的人”，就是领导人，做决策的人。对秘书而言，我们的信息工作在某种意义上说决定了领导和决策者的正误和水平。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组织的生命。有人估计，21世纪将是中国在世界崛起的世纪，中国的政治、经济、文化等等一切今后必将在世界这个更大的舞台上活动。“知己知彼，百战不殆”，秘书的信息工作，也必将以世界为范围。所以，载体和手段的现代化，就是秘书信息工作的一个新课题。
2、秘书信息工作的特点
秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工作的信息的特点决定的。
（1）普遍性。信息的“无时不在”、“无处不有”，决定了信息工作的普遍性特点。对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至没有职内职外之分，一切对工作有用的最新变化信息，都是我们的收集对象；在别人眼中，秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有关的信息。所以对于秘书，信息工作是存在于时时处处的
（2）紧迫性。这是由信息的时限性和非消耗性决定的。信息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更在于准确率高，信息处理周期短。紧迫性就是要求秘书的信息工作又快又准。同样的信息，别人比我们利用得早，信息对我们就可能失去了价值。甚至同样的信息，由于人们可以共享，我们就失去了时间上的优势。所以又快又准地向领导和决策者提供信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。
（3）开拓性。这是由信息的可开发性的特点决定的。信息能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否有开拓性。更进一步说，是秘书是否是勇于开拓和善于开拓的人。早在20世纪80年代中期，中共中央办公厅在北京召开的部分省区市和中央部门秘书长、办公厅主任座谈会上，温家宝同志第一次提出了“高层次信息”的概念。他在《进一步做好信息工作，充分发挥办公厅的参谋助手作用》的讲话中指出：“信息的开发和处理，可分为两个层次；初级信息是对现有网络上的信息和各地、各部门报送材料的初加工，领导机关可以用它了解动态，但不能仅仅据此决定政策。高层信息是对原始信息的归纳、综合、分析，并在此基础上提出的对策意见和处理方案，也包括经过调查研究对其中的问题写出的有深度的材料。初级信息是信息工作的基础；高层次信息是初级信息的开发和深化，有更大的参谋咨询作用。在实际工作中，两者相辅相成，不可偏废。”努力开发并及时向领导提供高层次信息，是秘书信息工作的重要特点。它包括两方面含义：一个是秘书对信息内容的开发，即初级信息转化为高层次信息；一个是信息载体的现代化和信息加工手段的现代化，是秘书开拓性信息工作的重要保证。
（三）秘书做信息工作的基本程序
秘书做信息工作，信息内容是多种多样的，信息工作形式也是多种多样的。打个电话，可以收集到一条信息，也可以发布一条信息；从网络上查找到需要的资料，也是收集到一条信息。我们甚至会发现，秘书的一切工作，都是围绕着信息开展的。所以，秘书掌握正确的信息工作处理程序相当重要。
1．信息收集
这是对信息收集、汇总和初步整理的阶段。对于秘书来说，这一阶段的基本要求就是收集面要广。但是以有限的秘书工作范围和工作时间，面对无限的信息世界，“广”就是一个相对概念。这就要求秘书的分辨力要强。只要判断准确，广泛收集的信息中“含金量”就大大提高。为了提高信息的“含金量”，秘书首先就要解决信息收集工作中的“建网”环节，即建立秘书的信息渠道。像指定安排信息员、明确信息例会制度和信息交换制度、建立信息网站、实现计算机网络联系等等，都是秘书工作中建立信息渠道的方法。
2．加工分析
这是对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，并使其及时参与其他信息综合利用的阶段。对秘书在这一阶段的工作要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快。
3．载体转换
这是信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程。信息利用的效率水平，在某种意义上，也取决于信息载体的选择。比如在人烟稀少之处发生的地震，有关地震台网在仪器仪表上马上就能知道震中和裂度。可是，地震造成的伤亡损失却要十天半月后才能知道。两种信息我们都需要，但是因为载体不同，信息的效率就不同，当然我们利用信息或处理信息的情况也因此会有所不同。所以，这一阶段对秘书的要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息效率提高；二是注意保密。信息的非消耗性是一面双刃剑，它既可以使秘书获得信息，也会使秘书失去机会。准确地把握信息扩散范围，使信息成为自己组织的成功胜券，保密工作非常重要。
目前信息载体的形式依存储和传输两方面，分别可以采用语言、文字、数据、声像、缩微技术、计算机及多媒体技术、电信、电报、传真、计算机网络技术、卫星传导技术等等。存储是为了以后利用；传输是为了更广泛地享有信息，二者只是时间与空间的不同，都是信息的载体转换阶段。
4．信息利用
这是信息工作的核心阶段、终极目的。如果信息得不到利用或者利用价值较低，那么围绕信息的一切工作都毫无意义或事倍功半。在秘书工作中，信息的利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部门。领导和有关部门利用秘书提供的信息，辅助决策，或者参考制定政策，或者了解掌握基层情况。信息的利用还包括采取恰当的传输形式，及时发布、传播给有关组织和人员加以利用，采取恰当的存储形式，将信息保存，形成信息中心、信息库，供有关组织和人员浏览查阅。无论信息起到什么作用，只要它对领导和有关部门“有用”，秘书的信息工作就有意义。用处越大，意义越大。所以，这一阶段对秘书的要求是注意对信息的综合利用。某一条单一信息的利用，远远不如对多种信息的综合处理后的利用。这就是中央提出的“高层次信息”。
5．信息反馈
这是对信息的适用程度、信息工作的效益效率以及存在问题的考察阶段。完善的信息工作，没有不关心反馈环节的，它是检验信息工作的重要环节，也是掌握信息利用程度、效率水平的过程，是更新一轮信息工作的基础。要做好信息反馈，关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析。
以上五个环节，周而复始地运动，是秘书信息工作的基本程序。这个程序可以用如下简单的示图表示。
信息工作在秘书工作中的地位和作用
秘书部门是机关、单位的综合办事机构，是为各级领导服务的。领导工作离不开信息，信息贯穿于领导工作的全过程。秘书部门为领导工作服务的一项重要内容，就是提供信息服务。领导工作的过程一般说是：决策、实施、指挥、控制、协调。在这全过程中，秘书工作都必须为领导提供信息服务。
首先，必须为领导决策提供信息服务。决策是领导工作中最重要、最基本的一个环节。信息是决策的基础和依据。领导者的决策工作，在一定意义上说就是对信息的处理工作。进行科学预测、确定决策目标、拟定和确定决策方案，整个过程就是收集信息、利用信息、分析信息、综合处理信息的过程。秘书部门不是决策者，不参与决策，但必须为领导决策服务，要为领导决策提供及时、准确、有参考价值的信息。
其次，领导作出决策以后，要付诸实施，这就需要把决策信息及时准确地传递下去，也就是要把领导机关的决定、方针、政策、意图传达下去。这是自上而下的信息传递，也是需要秘书部门来做的，要求把领导机关的决策准确地表述出来。
最后、在领导进行指挥、控制、协调以达到决策目标的过程中，要提供反馈信息。所谓信息反馈，就是把输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。反馈是控制论中很重要的原理。反馈是系统调节控制的基本形式。实施决策，进行指挥、控制、协调的过程，也就是反馈调节的过程。信息反馈可分为信息输出、作用结果返回来、再输出三个阶段。输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，这个结果也是一种重要信息，叫反馈信息。在领导工作中，反馈信息对于实现正确的指挥、控制、协调是十分重要的。同时，反馈信息对于决策也是十分重要的。它是判断、检验决策是否正确的主要尺度，是对决策进行不断修正、不断调整，使之符合客观实际的主要依据。
技能训练
一、案例分析：
喜讯后面的悲剧
总经理一天三次电话询问办公室信息秘书小王，了解南方市场的销售情况。小王一连打了好几次长途电话，总公司南方办事处主任都不在家，得不到答复。总经理要外出办事，临出门还叮嘱小王及时了解南方市场的情况，只要南方销售形势好，便可调整下一季度的生产任务，使企业再上一个台阶。
小王中午也没有休息，终于打通了长途电话，接电话的正好是南方办事处吴主任。
“吴主任吗?我是总公司办公室王秘书。总经理急需了解你们的销售情况。”
“我们的销售形势大好啊!我正忙着与港商洽谈十万套西服的出口合同呢!面料和样式与上次一样。”
“那太好了!能成功吗?”小王问。
“估计问题不大!意向书已经草签，今天下午四时进一步洽谈细节，然后签订合同。”吴主任说。
“那我下午四点半等您的准确消息。”
“四点半我还有个应酬。我让办事处小李给你回个电话。”
小王刚放下电话，总经理的秘书小刘又打来电话问南方的销售情况。
“吴主任说，南方形势大好，正在与港商洽谈十万套西服的出口合同。”小王兴高采烈地说。
“成功的把握大吗?”小刘问。
“吴主任说，今天下午四点正式签约。面料和样式与上次一样”。
“那就是说，只有签约的手续了?”小刘又问。
“是的。”小王肯定地说：“我接到签约回电后马上告诉你”。
小刘接电话后，在总经理写字桌的记事本上写道：“办公室小王接到南方办事处吴主任电话，与港商洽谈出口十万套西服合同，
面料和样式与上次一样。今天下午四点正式签约。3月25日小刘记录。”
下午五点二十分，总经理回到办公室，急忙翻阅记事簿，看了小刘的记录后非常高兴。他拨通电话，要求采购员按上次要求购进面料，通知设计部门做好准备，维修部门抓紧维护设备，生产部门准备另外招收一批熟练技工……时间就是金钱，总经理抢在时间前面调兵遣将，一直忙到晚上七点半还没有吃饭。
下午四点半，办公室小王一连接到北方办事处、西北办事处的两个长途电话，一直打到下午五点半。刚放下电话，上海的男朋友又打来长途，商量结婚物资采购和蜜月旅行路线，一直谈了两个多钟头，柔情蜜意中连吃饭的事也给忘了。直到男朋友挂断电话，小王才想起南方办事处的重要电话还未接到。这时已快八点了，她一拨通南方办事处，小李开头一句就吼道：“怎么搞的?我拨了几个钟头电话，总是占线，你的电话拨不通，总经理的电话也拨不通
“合同签了吗?”小王来不及解释，打断小李的话问道。
“签个屁!生意让深圳一家公司抢去了。人家更有优势，吴主任气得高血压病也犯了，住院去了。”
小王赶快拨总经理的办公室电话。总经理办公室无人接，小刘也下班了。她又把电话打到总经理家里，家里说他没回来。最后，好不容易在大富酒楼里找到了总经理。
“什么?谈判失败?”总经理一听，手里的酒杯也落地了。他知道高档面料已经购进，现在只有压在仓库里……
重大的经济损失不可避免，总经理、吴主任、小王、小刘、小李像害了一场大病。公司的前途，个人的去留，使他们忐忑不安……
这个案例说明了什么问题？
1．秘书给领导者提供信息一定要准确可靠。信息是领导决策的基础和依据，领导者决策，在很大程度上依赖于秘书提供的信息。正确的信息无疑对领导决策能够产生积极的促进作用；反之，错误的信息对领导决策会产生误导作用，造成的损失和影响也很大。本案例中，由于秘书小王把尚未形成事实的信息传递给秘书小刘，小刘又把这一信息以肯定的语气用书面形式传’递给总经理，使正在渴求这一信息的总经理误认为已成事实，急切地作出了决策。结果，当这一信息变更后，领导依据这一信息作出的决策，已造成无法挽回的损失。由此可见，秘书给领导者提供信息一定要谨慎，做到准确无误，防止信息误解。
2．秘书对重要信息的跟踪与反馈一定要连续不断。对于一些领导特别关注的重要信息极其发展趋势，秘书人员一定要连续跟踪，不能间断。一旦信息发生变化，要立即反馈给领导者，以便及时调整决策方案。本案例中，秘书小王本应对尚未签约这一重要信息跟踪反馈。但她却中断联系近八个小时。当得知签约已泡汤的信息时，一切都已晚了。这个沉痛的教训值得秘书人员认真吸取。
3．秘书对重要信息的传输渠道，一定要保持畅通。信息的时效性与其价值成正比。传递得越及时，其价值越大，反之，则越小。因此，对于重要信息的传输，秘书人员一定要保证渠道畅通无阻，防止延误对重要信息的传递。本案例中，秘书小王在下午四点半连续接到其他办事处的几个长途电话，这是无法预计的。但小王明知南方办事处的信息最重要，完全可以用简短的时间处理完其他办事处的电话，集中时间了解南方办事处的签约信息。但她没有这样做，从四点半一直打到五点半。这还不算，又接到男朋友的电话，两人竟然聊到八点钟，致使南方办事处方面的信息无法及时传递过来。这种办事态度和作风，是秘书人员的大忌，教训极为深刻。
二、问题讨论
1、为什么说“在一定程度上，秘书工作就等于接收、变换、传输信息的工作”？
2、秘书收集信息的渠道和方法有哪些？
3、秘书如何做好信息整理工作？
4、秘书如何准确、快速地传递信息？
5、秘书如何做好利用与反馈工作？